¿Cómo hacer el manual de normas y procedimientos de una pyme?
Manual de Normas y Procedimientos.
Con esta entrada comento algunas “prácticas” que son útiles para el desarrollo de un manual de normas y procedimientos (MNyP) en la empresa.Como sabes, existe mucha bibliografía que trata el tema de los MNyP para organizaciones, apoyada en estándares nacionales e internacionales, con recomendaciones de diversa índole.
Después de una intervención en una pequeña empresa, un «algoritmo» que sugiero seguir para construir un MNyP es el siguiente:Pasos |
Descripción de la tarea |
|---|---|
| Paso 1. | Identificar los procesos de la cadena de valor (medulares), los procesos de apoyo y los procesos estratégicos presentes en la organización. |
| Paso 2. | Definir - o mejorar - elementos claves de la organización como: visión, misión, objetivos estratégicos y valores. |
| Paso 3. | Definir - o mejorar - la estructura funcional de la empresa (organigrama). |
| Paso 4. | Describir - o mejorar - los perfiles de todos los cargos involucrados en la organización. |
| Paso 5. | Definir las políticas (entendidas como las intenciones del empresario) por áreas. |
| Paso 6. | Definir - o mejorar - las normas generales que deben cumplir los trabajadores. |
| Paso 7. | Identificar y desarrollar procedimientos, principalmente los vinculados con los procesos medulares y de apoyo. Ten en cuenta que un proceso puede tener asociado uno o más procedimientos, según su complejidad. |
| Paso 8. | Identificar y desarrollar instrucciones de trabajo. Estos documentos pueden estar asociados a procedimientos o ser independientes. |
| Paso 9. | Crear los formatos o instrumentos necesarios para registrar datos y hechos asociados a los procedimientos e instrucciones de trabajo. Estos pueden estar implementados en los sistemas automatizados de la empresa. |
| Paso 10. | Validar los procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos para alinear con los objetivos de cada proceso. Esta actividad permite mejorar el flujo de trabajo modelado. |
| Paso 11. | Socializar los procedimientos e instrucciones de trabajo para asegurar la correcta interpretación de los pasos/actividades y responsabilidades. |
Cuestiones a tomar en cuenta en la elaboración del manual de normas y procedimientos
- Es común que los procedimientos estén apoyados en sistemas automatizados y que describan una interacción “hombre-máquina”.
- La construcción de los activos de proceso (procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos, políticas, herramientas) puede realizarse de manera paralela, siempre que se cuide la trazabilidad e interdependencia entre ellos. Es importante que estos activos estén alineados con las políticas, normas y el organigrama estructural de la empresa; es decir, debe haber consistencia en toda la documentación.
- Previo a la construcción de los documentos es esencial crear plantillas para cada tipo de documento, asegurando uniformidad en los mismos; junto con una codificación que garantice la identificación de cada uno.
- Debe distinguirse entre procedimiento e instrucción de trabajo. Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que genera uno o más resultados a partir de ciertas entradas. Es común que el procedimiento contemple un diagrama de flujo y los pasos —en forma narrativa— que ejecutan uno o más actores (responsables) del proceso. La instrucción de trabajo describe instrucciones que debe ejecutar un “actor” para realizar una tarea específica. Por ejemplo, el llenado de un formato; la limpieza de una máquina, el arranque de un sistema automatizado.
- El MNyP es un activo para la organización. Demanda mantenimiento continuo para evitar la pérdida de vigencia, por lo que es obligatorio asignar responsables para su actualización.
- Todo trabajador debe conocer los pasos a seguir para solicitar correcciones o actualizaciones en el MNyP o en cualquiera de sus documentos asociados.
Con los pasos descritos y los consejos a considerar para la elaboración del MNyP puede acometer el trabajo, no sin antes asegurar la participación activa del equipo. Esto último puede requerir una fase de sensibilización para eliminar, en lo posible, la resistencia al cambio, propio de pymes ya establecidas y en funcionamiento...
En cualquier caso, si la implantación del MNyP es bien ejecutada, todos tendrán una mejor forma de trabajar y esto facilitará la incorporación de metodologías más elaboradas para llevar a un funcionamiento óptimo toda la organización.
Si necesitas apoyo para crear el MNyP de tu organización o documentos similares para mejorar la gestión, escribe a gofredo.molina@gmail.com
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