Herramienta 5W2H para planificar
La esencia de la herramienta 5W2H reside en su capacidad para fortalecer la planificación, pilar fundamental para el éxito de cualquier proyecto.
Si bien la importancia de una buena planificación es un conocimiento actual, los japoneses ya lo habían reconocido desde hace tiempo. Conscientes de ello, buscaron identificar los elementos esenciales para un plan de acción efectivo, aquellos que marcarían la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Llegaron a la conclusión de que toda planificación debe incluir, al menos, siete (7) elementos:
What (Qué). ¿Qué se hará?, describiendo el objetivo o problema a resolver.
Why (Por qué). Dar una razón o justificación por la que se debe realizar este trabajo. Los estudios muestran que las personas están más comprometidas con las causas que tienen sentido para ellas.
Where (Dónde). ¿Dónde tendrá lugar la implementación? Puede ser en un área específica de la empresa o en un proceso en particular. Esta definición influirá en el plazo y el presupuesto.
When (Cuándo). Debe definirse el plazo para la implementación de la solución de forma global y el cronograma de actividades;
Who (Quién). Es clave definir los responsables de cada actividad del plan.
How (Cómo). Este es un paso muy importante, ya que consiste en transformar el objetivo o problema mencionado en el ítem Qué, en actividades que deben ser realizadas para que el flujo sea objetivo y eficiente.
How much (Cuánto). Se debe especificar cuál será la inversión financiera necesaria para resolver el problema.
Las letras iniciales de las palabras que forman los siete pasos esenciales de la planificación (WWWWWHH) dieron el nombre de la herramienta que hoy conocemos como 5W2H.
¿Cómo puedes aplicar 5W2H a tu negocio?
Las aplicaciones de esta herramienta en el ámbito corporativo son variadas, abarcando desde la planificación estratégica hasta la resolución de problemas operativos y la automatización de tareas rutinarias.
En definitiva, se trata de áreas donde la empresa precisa optimizar la eficiencia y la agilidad en la ejecución de tareas, impulsando la productividad general.
Algunos ejemplos prácticos de la aplicación de esta herramienta incluyen:
- Ampliar el área de actuación de la empresa;
- Incluir un nuevo producto en la cartera;
- Hacer cumplir una norma o ley;
- Implementar un plan de mejora de la gestión;
- Reducir costos o reelaboración;
- Desarrollar habilidades de equipo.
5 consejos para hacer un mejor uso de 5W2H
A pesar de su sencillez, se pueden considerar algunos puntos para potenciar los resultados de la herramienta:
- Distribuya las siete preguntas en el formato que mejor se adapte a su situación. Gustan mucho las tablas o las hojas de cálculo, pero puedes usar un tablero o un archivo para que todos puedan contribuir y editar.
- Busca involucrar al equipo al responder las preguntas, asegurando una visión más completa y haciendo que las personas sean parte del proceso.
- Asegura una comunicación eficiente y clara, tanto en la planificación inicial como en el seguimiento y en los ajustes necesarios a lo largo de la ejecución.
- Haga preguntas «poderosas». El gran secreto del éxito de esta herramienta es saber hacer las preguntas correctas y considerar las mejores respuestas como parte de la estrategia de ejecución.
- Siga las acciones durante el avance del proyecto y realice los ajustes necesarios, siempre enfocándose en el objetivo a lograr.
¿Por qué la herramienta 5W2H sigue siendo tan utilizada en la actualidad?
- Claridad y dirección: Permite definir estrategias con precisión, brindando un marco sólido para la acción.
- Eficiencia: Facilita la elaboración de planes de acción completos y funcionales, optimizando el tiempo y los recursos.
- Comunicación efectiva: Simplifica la transmisión de objetivos y tareas, asegurando una mejor comprensión y seguimiento.
- Compromiso del equipo: Alinea a los colaboradores con los objetivos de la empresa, fomentando la responsabilidad y la participación.
- Accesibilidad: No requiere inversión financiera, lo que la hace accesible para cualquier empresa.
- Flexibilidad: Se adapta a las necesidades de cualquier tipo de negocio, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.
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